自治会長サミット　Vol.16開催報告

■令和５年度第１回(通算16回目)

「自治会長・事務局サミット」開催報告　

開催日：令和５年12月７日(木)

開催場所：一関市川崎市民センター(一関市川崎町薄衣諏訪前７−１)

　自治会や民区、集落公民館など地縁活動を担う組織の三役のみなさんに向けた情報交換の場“自治会長サミット”。

　令和５年度、第１回目(通算16回目)の自治会長サミットは、「自治会長に限らず、事務局同士でも情報交換ができる場を」との声から、「自治会長・事務局サミット」として開催しました。

　組織・団体などの運営上の諸事務のほか、統括的な業務など組織の中でも大きな役割を担っている“事務局”ですが、地域の枠を超えて業務の悩みや後継者育成など語り合う機会がほとんどありませんでした。

　そこで、今回は集落内の団体・自治会の運営に携わっている現事務局・元事務局を、ゲストスピーカーにお迎えし、自団体での引継ぎエピソードや現状課題、実践している工夫等についてざっくばらんにお話いただきました。

・平成29年度から地域協働体である猿沢地区振興会の事務局員を１年、平成30年度からは事務局長として４年間(令和４年３月まで)務めた。この間、一関市猿沢市民センターの指定管理受託に向け、条件整備に努めるとともに受託後の平成31年４月からは猿沢市民センター所長も兼任し、市からの円滑な移行と市民センターの安定的な事業運営の基盤づくりに尽力した。

・令和４年度に、猿沢地区振興会と５期中山間猿沢集落が協働して「猿沢お助けクラブ」を発足すると、円滑な事業運営を図るために、５期中山間猿沢集落の役員と猿沢地区振興会の役員、作業員代表等を構成メンバーとする運営委員会を設け、その事務局を担うとともに、５期中山間猿沢集落の事務局も兼任する。なお、この傍ら各種団体の役員や事務局も担っている。

・行政区名は松川６区、自治会名称は野平自治会(世帯数68世帯、人口196人、高齢化率41.3%)。

・野平自治会の事務局(庶務)を１年経験後、事務局長を２期４年務めた。

・令和３年度から自治会事務局職を次の世代に引継ぎ、松川６区行政区長に就任。

・区長職のほか、現役で野平元気クラブの事務局も担っている。

　当センター長との対談形式で、ゲストスピーカーからは、「事務局になったきっかけ」「事務局の一番大変な業務」「事務局の引継ぎの工夫または、今後引継ぎの際に工夫したい点」「事務局の課題」について伺いました。

事務局を引き受けたきっかけ

【自団体現役事務局　菊池さん】

　協働体の事務局長として高齢者の課題をアンケート調査した結果、草刈や雪かきなどの作業が困っているという声が多かった。そこで、何かしらの支援に繋がるよう検討し協働体と中山間地域等直接支払協定組織や多面的機能活動組織が連携し猿沢地区全体で支援事業を行うことに。そこで運営母体となる「猿沢お助けクラブ」を設置する流れとなった。この事業を進めるにあたり運営事務局をどうするかという声もあり、「これ以上新しいことに手は出せない」という役員等の意見もあり、「猿沢お助けクラブ」の基盤づくりも必要なことから、自分から引き受けた。

【自治会元事務局長　安東さん】

自治会の納涼祭りで会長から呼ばれ、ビールと焼き鳥片手に新しい人にバトンタッチをしたいから指名された。無理ですと断ったが、会議のたびに打診された。親から「お世話になった地域だもの、引き受けては？」との言葉もあり引き受けた。

事務局の一番大変な業務とは

【菊池さん、安東さん】

関係各所との連絡調整や会議・事業のための段取り。

事務局の引継ぎの工夫

【菊池さん】

今は、引き継ぎのためにレールを敷く時期と思っている。ある程度、手順なりを示し、今後の引継ぎに備えて、「引継ぎ書」をどの程度のものをつくるかなど検討しながら進めているところ。実際、立ち上げたばかり(令和４年度)ということもあり、運営そのものの仕組みも整理しながら進めていきたい。

【安東さん】

引継ぎ書を作成した。ポイントを絞り、かつ、「キャビネットの棚の何番を参照」など、書面とともに、実際の保管場所もわかるようにした。また、「役割分担表」を作成するように勧めた。現役で仕事をしながら集落の役員を引き受けている方も多くいるので、事務局だけが負担を背負わないように、「一人で苦労するなよ！」という一言を付け添えた。

お二方には、実際の事業の様子も交えて、事務局の役割について詳しくお話していただきました。

参加された、自治会長や事務局のみなさんも、菊池さんや安東さんの話を聞きながら、メモをとったり、うなずいて聞き入っている方もいらっしゃいました。